Traitement de texte, tableur ou messagerie électronique, les logiciels bureautiques regorgent de fonctions souvent méconnues des utilisateurs. Petite visite guidée du suivi de révision d’un texte sous Word
Avec l’arrivée des réseaux, nos ordinateurs s’ouvraient au travail d’équipe. Une nouvelle donne que les éditeurs de logiciels n’ont pas manqué d’exploiter en intégrant dans leurs programmes une série d’outils permettant de mieux organiser le travail en groupe. Sous Word, par exemple, l’option » Suivi des modifications » facilite le travail de plusieurs personnes sur un même texte en permettant à chacun d’apporter sa pierre à l’édifice. Seul, par contre, l’auteur du fichier pourra valider ou non les différentes corrections ou modifications proposées. Pour activer cette fonction apparue avec la version 97 de Word, l’auteur du document sélectionnera, dans le menu » Outils « , l’option » Suivi des modifications « , puis » Afficher les modifications… « . Dans la boîte de dialogue qui apparaît, il cochera la case » Signaler les modifications lors de l’édition « . Une fois l’opération terminée, le texte devra être enregistré avant de partir (par e-mail, disquette ou via le réseau…) chez son nouveau destinataire. Chaque modification apportée par celui-ci apparaîtra alors dans une couleur différente du texte original. Une fois le document réexpédié sur l’ordinateur de l’auteur, celui-ci pourra valider automatiquement les corrections. Pour ce faire, dans le menu » Outils « , à la rubrique » Suivi des modifications « , il choisira l’option » Accepter ou refuser les modifications « . Dans un même ordre d’idée, il est également possible d’envoyer aux différents intervenants, non plus le document original, mais une copie de celui-ci. Ces copies, de retour sur le disque dur de l’auteur, pourront alors être comparées automatiquement avec l’original. Après avoir ouvert l’un des fichiers (ou le fichier) modifiés, l’auteur choisira l’option » Comparer des documents » de la rubrique » Suivi des modifications » afin d’ouvrir l’original. Les deux documents seront alors fusionnés et les différences seront indiquées en bleu. Si plusieurs personnes ont travaillé sur le texte, les modifications apparaîtront dans différentes couleurs. Après avoir mis les corrections en surbrillance à l’aide de la souris, on pourra les valider en sélectionnant l’option » Accepter la modification « . Toujours dans le cadre d’un travail en équipe, il peut également être intéressant de commenter certaines parties d’un texte. Après avoir sélectionné le passage à annoter, on utilisera la fonction » Commentaire » du menu » Insertion « . Pour supprimer un commentaire inapproprié, on cliquera sur celui-ci avec le bouton droit de la souris afin de sélectionner l’option » Supprimer un commentaire « . On notera que le nom des menus ainsi que les procédures à suivre peuvent légèrement diverger selon la version de Word utilisée. l V.G.
Entretien : Hélène Constanty
