En ces temps numériques où tout évolue sans cesse, les travailleurs de bureau font face à des défis de plus en plus grands. Ils sont exposés à un flux d'informations difficilement traitables, se sentent pris en otage par des boîtes mail et des calendriers qui débordent, se dispersent par manque de concentration et voient leur productivité diminuer sensiblement. Mauvaise nouvelle ? Les choses ne vont faire que s'empirer.
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En ces temps numériques où tout évolue sans cesse, les travailleurs de bureau font face à des défis de plus en plus grands. Ils sont exposés à un flux d'informations difficilement traitables, se sentent pris en otage par des boîtes mail et des calendriers qui débordent, se dispersent par manque de concentration et voient leur productivité diminuer sensiblement. Mauvaise nouvelle ? Les choses ne vont faire que s'empirer. "Aujourd'hui, nous n'en sommes pourtant qu'au Moyen Âge technologique", dit Tim Christiaens, expert en gestion du temps. "On s'inquiète d'une boîte mail surchargée, or ce n'est rien par rapport à ce qui nous attend à l'avenir. Bientôt même nos vêtements seront connectés et nous communiquerons par de nombreux canaux supplémentaires."Christiaens fait référence à ce qui se passe actuellement en Chine où les Chinois n'ont plus d'e-mail, mais utilisent WeChat. "C'est une forme asiatique de WhatsApp qui vous inonde 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 avec un mélange de messages professionnels et privés. Je suis convaincu que tôt ou tard, cela arrivera ici ", dit Christiaens. Nous voyons déjà cela se produire avec LinkedIn, Facebook, WorkBase et Skype. WhatsApp Business travaille également sur diverses applications pour le marché professionnel. Nous devons de toute urgence nous demander quelle place nous voulons laisser à cette technologie qui ne manquera pas d'arriver".D'autant plus que les conséquences ne sont pas sans importance si l'on regarde l'épidémie de burn-out qui sévit déjà en ce moment. Les gens sont de plus en plus multitâches, consacrent beaucoup de temps à leurs mails et ont des réunions tout au long de la journée. Sans cesse perturbé par des appels ou des mails, le travail de réflexion est souvent reporté au soir ou même au week-end."Réfléchir au bureau a de nos jours tout d'une utopie" dit l'expert en gestion du temps. "Tout doit aller vite, nous ne prenons plus le temps de traiter l'information, nous nous contentons de scanner les choses sans aller en profondeur. Nous réagissons immédiatement, tels des névrosés, à chaque e-mail. Nous cochons une liste de tâches sans cesse renouvelées et à la fin de la journée nous rentrons chez nous avec une sensation de tournis tout en nous demandant ce qu'on a, dans le fond, bien pu faire. Plongée versus surfPour être plus productifs, selon Christiaens, nous devrions délaisser ponctuellement le surf pour apprendre à plonger. Un travail en plongée est un travail qui nécessite notre entière concentration comme un travail d'analyse ou encore l'établissement d'un devis complexe. Le surf ne devrait lui être réservé qu'aux tâches quotidiennes et aux activités qui demandent moins de concentration, telle que les mails, les réunions ou l'établissement d'une liste de tâches. Ce sont des choses qui doivent aussi être faites, c'est vrai, mais qui ne peuvent pas monopoliser votre journée. L'expert préconise " une plongée " par jour. "Cela semble peu, mais travailler une heure par jour sans être dérangé par ses collègues, sans consulter ses e-mails et sans téléphone est déjà un véritable défi sur de nombreux lieux de travail. Cela demande des efforts et de la discipline, accros que nous sommes à notre smartphone ", dit Christiaens. "Même pendant les réunions, on ne peut pas s'en passer. Nous sommes enchaînés à une laisse virtuelle. Nous n'avons plus le contrôle ".Cette pression est en partie de notre faute. Nous nous entraînons les uns et les autres en répondant toujours immédiatement à un courriel ou à un message. Ce pingpong permanent n'est pas une bonne chose. Cela réduit notre productivité à néant. Aujourd'hui, de nombreux directeurs s'attendent à obtenir presque instantanément une réponse. En répondant toujours immédiatement à tout, les gens se demandent s'il y a un problème lorsque, pour une fois, on ne le fait pas", dit-il.Ce phénomène envahit aussi de plus en plus notre monde privé. Christaens n'est cependant pas convaincu qu'une fermeture générale des mails après les heures de travail soit la solution ultime pour "se vider la tête". Très peu de gens sont en réalité demandeurs. Chacun est différent, se trouve dans une situation différente et travaille dans un contexte différent. Certains profils exigent une stricte séparation entre vie professionnelle et vie privée alors que pour d'autres, c'est un véritable cauchemar.Travailler efficacement dans le brouhaha ?Et puis, bien sûr, il y a notre lieu de travail physique, où nous passons des heures par jour, et qui joue un rôle non négligeable dans notre bien-être. Les plateaux de travail, autrefois si populaires, sont en fait préjudiciables à la concentration et à la productivité des employés de bureau. De plus, ils n'améliorent guère la communication et l'esprit d'équipe entre collègues.Ne vous faites cependant pas d'illusions : dans la pratique, de nombreux employés devront encore travailler dans un tel contexte pendant des années à venir. Un bureau paysager ne doit pourtant pas nécessairement être une horreur. Par exemple, les entreprises peuvent donner à leurs employés la possibilité de choisir leur lieu de travail en fonction de la tâche qu'ils doivent accomplir. Par exemple en mettant à disposition des espaces séparés ou en permettant le travail à domicile. Si vous n'êtes pas autorisé à faire du télétravail ou si l'on vous regarde de travers lorsque vous êtes assis dans votre coin, faites de vos écouteurs vos nouveaux murs du bureau ", dit Christiaens. Pour lui porter des écouteurs au travail devrait être un droit. De cette façon, vous avez la possibilité de vous isoler. Certains employés s'épanouissent d'ailleurs dans des environnements bruyants. Il suffit de regarder ceux qui se regroupent dans des cafés pour travailler. Cette variété est d'ailleurs l'essence même du problème. Il n'existe pas un système global qui permettrait d'augmenter la productivité ou le bonheur au travail pour tous. Il serait très simpliste de penser que tout le monde tirerait des bénéfices d'une même approche. Il est important d'examiner les systèmes existants en fonction de vos propres préférences et de savoir ce qui fonctionne le mieux pour vous. C'est la raison pour laquelle il est important de choisir un employeur qui tient suffisamment compte de la flexibilité ", conclut Christiaens.