Internet : quatre outils indispensables à Homo bordelicus

mercredi 28 mars 2012 à 15h08

Le désordre n'est plus une fatalité. Grâce à la technologie cloud, il est possible de classer ses documents et d'organiser ses idées en ligne. Tour d'horizon de quelques services aussi indispensables que gratuits.

Le Cloud d'après Mindmeister.

Seuls les gens désordonnés savent le calvaire qu'ils vivent au quotidien. Ces numéros de téléphone griffonnés sur des tickets de caisse. Ces notes d'une importance capitale disséminées dans une brouettée de feuilles volantes. Ce bureau dont l'aspect général évoque plus volontiers une décharge qu'un environnement de travail rationnel. Autant de symptômes de la brouillonnite aiguë. Des millions de malheureux en sont atteints. Ils n'en meurent pas tous, mais tous s'en arrachent les cheveux.

Si le mal est souvent incurable, il existe heureusement des palliatifs. Ordinateurs, smartphones, tablettes numériques... Tout ce qui permet d'éviter le papier est bon à prendre. Surtout depuis l'apparition du cloud computing, « l'informatique dans les nuages ». Le principe : entreposer ses données et ses applications non pas sur une machine, mais sur un serveur en ligne. Comme celui qui héberge nos boîtes mail, dès lors consultables à distance depuis n'importe quel appareil relié au Web. Avec les progrès du cloud, des centaines d'autres services sont apparus. En voici quatre que tout « Homo bordelicus » se devrait d'essayer. En partie gratuits, ils sont compatibles avec la plupart des smartphones et tablettes. Un simple ordinateur de bureau suffit toutefois pour en explorer les possibilités. 

Les Google apps : gérer ses mails, ses contacts et son agenda

Faut-il encore présenter Gmail, la messagerie de Google ? Oui. Avec son vaste espace de stockage et sa puissante fonction de recherche, retrouver un courriel vieux de plusieurs années ne prend qu'un instant. On le sait moins, un compte Google donne aussi accès à une série d'autres services tout aussi indispensables. Google Agenda, par exemple, permet de noter ses rendez-vous et de le synchroniser avec son smartphone, mais aussi avec ceux de ses amis ou collègues. Google Docs sert à rédiger des documents en ligne, certes, mais il offre surtout la possibilité de travailler dessus à plusieurs. Quant au gestionnaire de contacts, son utilité sautera aux yeux de quiconque a déjà perdu son carnet d'adresses ou le téléphone sur lequel il était stocké. C'est-à-dire 99,9 % des Homo bordelicus.

Limitations : Payant au-delà de 7 Go de mails ou 1 Go de documents importés.

L'astuce : N'attendez jamais : encodez immédiatement vos nouveaux contacts professionnels dans Gmail ou sur un smartphone synchronisé avec votre compte Google. Même chose pour vos rendez-vous importants.

Essayez aussi : Pour ceux que l'hégémonie de Google hérisse, Yahoo ! ou Windows Live proposent des services presque aussi efficaces. Presque...

Dropbox : tout stocker en deux clics

Placer ses documents en ligne nécessite ce genre de petite manipulation qu'on adore reporter à plus tard... Avec Dropbox, la procrastination devient un vice inexcusable. Une fois installé sur un ordinateur, le programme crée sur le bureau un dossier en forme de boîte bleue, dans lequel il est possible de créer des sous-dossiers. Il suffit d'y glisser n'importe quel fichier pour le synchroniser aussitôt avec son propre compte Dropbox. Celui-ci est accessible depuis le site Web de l'application, ainsi que sur la plupart des appareils mobiles.

Limitations : Gratuit jusqu'à 2 gigaoctets (ou 10 Go, au maximum, si l'on parvient à parrainer une trentaine d'amis).

L'astuce : Pourquoi ne pas utiliser le dossier Dropbox sur votre bureau comme emplacement par défaut pour enregistrer tous vos documents bureautiques ? Plus de risque ainsi d'oublier de les glisser dans la boîte. Il en faudra des milliers avant de saturer l'espace gratuit de base.

Essayez aussi : Le service concurrent Box offre 5 Go de stockage gratuit. Mais pour l'heure, moins d'applications pour tablettes et smartphones le proposent comme espace d'hébergement en ligne. Légèrement moins pratique donc. Comment a-t-on pu s'en passer si longtemps ? A l'image de la tête d'éléphant qui lui sert de logo, Evernote n'oublie rien et vous le rappelle en permanence. Une fois téléchargé et installé, le programme présente une interface très proche de celle d'un gestionnaire de messagerie, genre Outlook. Mais plutôt que des mails, il permet de classer des pages Web, des documents en tout genre, des photos ou encore des notes vocales. Le tout peut être rangé dans divers carnets de notes, eux-mêmes placés dans d'autres carnets, et ainsi de suite. Comme Dropbox, Evernote synchronise automatiquement son contenu avec le compte en ligne qui lui est lié. Un clic sur une petite icône dans le navigateur Internet, et la page Web consultée est aussitôt en lieu sûr. Les courriels importants, eux, peuvent être sauvegardés en les transférant simplement à l'adresse mail d'Evernote.

Evernote : le classeur des classeurs

 

Limitations : Compte gratuit limité à 40 mégaoctets de notes par mois et 2,25 Go au total.

L'astuce : Dans Windows, allez dans le menu « démarrer » (l'icône en bas à gauche de l'écran) et tapez shell : sendto dans la barre de recherche. Un dossier devrait s'ouvrir. Placez-y un raccourci vers l'application Evernote et fermez la fenêtre. Vous pourrez désormais stocker un document dans Evernote en effectuant un clic droit dessus, puis en sélectionnant le logiciel dans la liste « Envoyer vers ». L'astuce vaut aussi pour Dropbox.

Essayez aussi : Si vous souhaitez seulement marquer des pages Web intéressantes afin de les lire plus tard, Instapaper ou Read It Later font également l'affaire.

Mindmeister : cartographier ses idées

Désormais, ce ne sont plus seulement des mots et des images que l'on peut relier entre eux, mais aussi des fichiers ou des pages Web. Une fois exportée dans un document texte, la carte devient une table des matières toute faite. Parmi les nombreux services de mindmapping en ligne, nous avons opté pour Mindmeister, l'un des plus simples et rapides.

Limitations : trois cartes à la fois et formats d'exportation limités.

L'astuce : Lorsque vous avez atteint le maximum de trois cartes, exportez-les sur votre bureau en format propriétaire (. mind), puis effacez celles qui sont en ligne. Vous pourrez ainsi en recréer d'autres tout en gardant la possibilité de réimporter les précédentes.

Essayez aussi : Tout aussi rapide et multiplate-formes, mais limité aux pages Web, le site en Flash Pearltrees permet de créer d'époustouflantes cartes heuristiques animées.

Aucun de ces outils ne vous convient ? Pas de souci, il en existe au moins 100 autres ! La liste complète se trouve sur notre bureau. Du moins, elle y était encore voilà dix minutes...

ETTORE RIZZA

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Réactions

Samya | 30 avril 2012

Très bon article. Pour ma part, je possède l'Ipad et j'utilise comme application Beesy qui combine une prise de note intelligente et un suivi ToDo automatique et personnalisé. En réunion, cette application est idéal car la prise de notes se fait rapidement et la gestion des tâches et du temps se fait dans les minutes qui suivent. Ainsi, le gain de temps est considérable. Si vous voulez la tester ou avoir plus d'informations sur l'application , je vous laisse le site de Beesy http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ Au plaisir de lire de nouveaux articles Samya

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